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Datenschutzbestimmungen Bewerbungen

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der ias-Gruppe ein zentrales Anliegen.

Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz können Sie den Datenschutzbeauftragten der ias-Gruppe kontaktieren:

Frank Grauer

ias Aktiengesellschaft
Steinhäuserstraße 19
76135 Karlsruhe

Email

Wir wissen, wie wichtig der sorgfältige Umgang mit personenbezogenen Daten ist.

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der ias-Gruppe bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bilden eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Wir verarbeiten Ihre Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der DS-GVO und dem BDSG zustehen.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist:

ias Aktiengesellschaft
Adresse: Askanischer Platz 1, 10963 Berlin
Vertretungsberechtigte: Dr. Alexandra Schröder-Wrusch (Vorstandsvorsitzende), Dr. Peter Wrogemann (Vorstand)
Telefon: +49 30 820015800
E-Mail: ds-verantwortlicher@­ias-gruppe.de

Allgemeine Informationen zum Auswahl- und Bewerbungsverfahren

Das Auswahl- und Bewerbungsverfahren der ias-Gruppe erfolgt durch die Recruiting-Abteilung der ias Aktiengesellschaft. Die Recruiting-Abteilung ist zuständig für alle Gesellschaften der ias-Gruppe.
Die einzelnen Gesellschaften der ias ias-Gruppe sind

  • ias Stiftung
  • ias Aktiengesellschaft
  • ias health & safety GmbH
  • ias mental health GmbH
  • ias PREVENT GmbH
  • AMVZ - Arbeitsmedizinisches Vorsorgezentrum GmbH

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

  • Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Anschrift, Geburtsdatum)
  • Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
  • freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Gehaltsvorstellungen, Informationsquelle der Bewerbung, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
  • von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
  • die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
  • weitere Daten/ Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn 
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DS-GVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten. Übermitteln Sie uns Daten dieser Art, erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir diese Angaben in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzunterrichtung verarbeiten dürfen.

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Bewerbungsplattform werden folgende weitere personenbezogene Daten verarbeitet:

a) Automatisiert erhobene Nutzungsdaten

Beim Zugriff auf die Bewerbungsplattform übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgenden Informationen erfasst:

  • Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs,
  • Browsertyp/ -version,
  • verwendetes Betriebssystem,
  • URL der zuvor besuchten Webseite,
  • übertragene Datenmenge,
  • anhand der IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) wird ein GeoIP Lookup gemacht,
  • Name der abgerufenen Dateien,
  • http-Status-Code (z.B. „Anfrage erfolgreich“),
  • URL der aufgerufenen Webseite,
  • Zugriffsart (GET,POST).

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden für einen Zeitraum von 12 Monate gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DS-GVO.

b) Cookies

Bei der Nutzung der Bewerbungsplattform werden Cookies eingesetzt. Diese dienen dazu, die Bewerbungsplattform nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DS-GVO.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO und dem BDSG, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 BDSG Abs. 1 sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten oder einer internen Untersuchung oder Prüfung sowie zur Überwachung der Gleichberechtigung erforderlich ist. Dies kann auch im Rahmen von Sicherheitsüberprüfungen, wie z. B. beim Abgleich mit lokalen und/oder internationalen Sanktionslisten, erfolgen.

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO, § 26 Abs. 2 BDSG gegeben.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

  • Aufnahme in den Talentpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
  • Weitere Verarbeitung(en), die auf eine Einwilligung gestützt werden (z.B. Weiterleitung der Unterlagen an weitere Gesellschaften der ias-Gruppe, Zusendung Feedback-Fragebogen). Es werden dazu die Daten verarbeitet, die Sie bereits im Bewerbungsprozess angegeben haben

Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an karriere@ias-gruppe.de. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

Die ias-Gruppe verwendet die von Ihnen angegeben Daten zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens.

Ihre Daten werden hauptsächlich durch die Recruiting-Abteilung der ias-Gruppe und den Entscheidungsträgern der zuständigen Fachbereiche bzw. der zuständigen Gesellschaft der ias-Gruppe zur Prüfung Ihrer Bewerbung verarbeitet. In diesem Zusammenhang können auch dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung Daten übermittelt werden.

Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der ias-Gruppe an die Bereiche und Personen übermitteln, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Bei der Aufnahme in den Talentpool haben die zur Besetzung der freien Stellen jeweils am Bewerbungsprozess beteiligten Mitarbeiter innerhalb der ias-Gruppe Zugriff auf Ihre gespeicherten Daten und Dateien.

Bedarfsbezogen werden auch externen Berater, die im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses unterstützen, Daten übermittelt.

Als externen Dienstleister setzen wir New Work SE (Strandkai 1, 20354 Hamburg) als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DS-GVO ein. New Work SE betreibt das E-Recruiting-System Onlyfy. Dabei werden personenbezogene Daten lediglich im Auftrag und für die Zwecke der ias-Gruppe verarbeitet.

Onlyfy ist die zentrale Bewerbungsplattform für unser Bewerbermanagement. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt werden.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der ias-Gruppe erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

Wir nutzen Anwendungen von Microsoft 365. Einzelheiten können Sie der Datenschutzunterrichtung der Website der ias-Gruppe entnehmen.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

Gegebenenfalls erhalten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Talentpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung in unserem Talentpool bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 12 weitere Monate speichern.

Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von 6 Monate  nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.

Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Talentpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sie selbst können Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an Onlyfy statt. D.h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in Onlyfy erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen eingeschränkt einsehbar.

Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.

Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbung abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monate nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genaue Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.

Es erfolgt keine Erinnerung zur Fortsetzung der Online-Bewerbung, wenn Sie diese abbrechen oder nicht vollständig abgeschlossen haben.

Als betroffene Person haben Sie das Recht, uns gegenüber Ihre Betroffenenrechte geltend zu machen. Dabei haben Sie insbesondere die folgenden Rechte:

  • Sie haben nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO und § 34 BDSG das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und gegebenenfalls in welchen Umfang wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht.
  • Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen.
  • Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO und § 35 BDSG von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen.
  • Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Sie können Ihre Betroffenenrechte unmittelbar an die unter "Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen" oder "Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten" in dieser Datenschutzunterrichtung bereitgestellten Kontaktdaten adressieren.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen der DS-GVO verstößt, haben Sie nach Maßgabe des Art. 77 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

  • Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
  • Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DS-GVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird.

Die Wahrnehmung Ihres Widerrufs- oder Widerspruchsrechts können Sie unmittelbar an die unter "Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen" oder "Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten" in dieser Datenschutzunterrichtung bereitgestellten Kontaktdaten adressieren.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen. Wir empfehlen, im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

Stand: 28.09.2022