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Top-down und Bottom-up

Spezial

Mann und Frau schauen lächelnd auf einen PC-Bildschirm

Digital oder analog: Die Kund:innen des Jobcenters in Dresden brauchen schnellen Zugang zu Unterstützung bei der Suche nacheiner neuen Arbeitsstelle, Bildungspaketen für Kinder von Leistungsempfänger:innen oder Fortbildungen zur Weiterqualifizierung. Die Mitarbeitenden, die dafür sorgen, dass das möglichst reibungslosklappt, führen Dutzende Beratungsgespräche am Tag und stehen vor vielfältigen Herausforderungen.

Thomas Berndt, Geschäftsführer Jobcenter Dresden

Ermitteln, welche Faktoren zu psychischen Belastungen führen

Bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (GB Psych) geht es darum, einzuschätzen,was in Bezug auf die Arbeitsbedingungen stresst. Das Ziel: dem entgegenwirken. Das ist seit 2013 Teil des Arbeitsschutzgesetzes und damit nicht nur Kür, sondern Pflicht. Ermittelt werden die spezifischen Belastungen im Unternehmen nach Tätigkeitsgruppe beziehungsweise abteilungsspezifisch per Fragebogen oder Interview. In einem Workshop werden anschließend die psychischen Belastungen beurteilt und präventive oder Stress reduzierende Maßnahmen entwickelt. Diese Maßnahmen wer den dann dokumentiert, bewertet und umgesetzt. Eine weitere Befragung prüft im Anschluss die Wirksamkeit. 

Eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen bringt dem Unternehmen nicht nur eine rechtliche Absicherung. Sie bildet auch den Startpunkt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dabei können sowohl geänderte Arbeitsbedingungen als auch Maßnahmen der Verhaltensänderung bei den Mitarbeitenden Belastungsfaktoren reduzieren.

Gefährdungen psychischer Belastungen entgegenwirken

Die Daten zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen beim Jobcenter Dresden wurden im Rahmen einer Online Befragung der Mitarbeitenden durch die Arbeitspsycholog:innen der ias-Gruppe erhoben. Die ersten Ergebnisse wurden dann den Team- und Bereichsleiter:innen vorgestellt. Diese entwickelten zunächst mit den Mitarbeitenden Maßnahmen, die die Belastungen der Teams betrafen. „Es wird häufig vergessen, dass man es selbst schon auf der Ebene der Teams schaffen kann, Belastungen zu reduzieren“, sagt Norbert Girisch, Dipl.-Psychologe mit dem Schwerpunkt Arbeits- und Organisationspsychologie bei der ias Health & Safety GmbH. „So kann es gegen ein Gefühl ständiger Unterbrechung helfen, eine teaminterne Regelung zu finden. Im Jobcenter entschied man sich etwa für Schilder im Ampelsystem (rot/grün) an Türen als Signal für Kolleg:innen und Kund:innen, um ein störungsfreies Arbeiten zu ermöglichen.“

„Es ist uns gelungen, jederzeit die nächsten Schritte transparent an unsere Mitarbeitenden zu kommunizieren. Ein großer Erfolg.“

Thomas Berndt

Geschäftsführer des Jobcenters Dresden

Unter den ermittelten psychischen Belastungen gab es auch solche, die auf die gesamte Organisation zutrafen. Hier galt es für den Arbeitgebenden, entsprechende Schritte einzuleiten. „Für die verschiedenen Themenfelder haben wir Untergruppen (UAGs) gebildet, die an konkreten Lösungen arbeiten sollten“, berichtet Pierre Ullmann, interner Projektleiter auf Seiten des Jobcenters Dresden. Die jeweils etwa fünf Mitarbeitenden in den UAGs kamen aus den unterschiedlichsten Bereichen und Positionen und hatten sich freiwillig gemeldet. Hier griff das Jobcenter auf die Expertise der ias-Gruppe zurück: Die Arbeitsgruppen wurden durch Arbeitspsycholog:innen begleitet. Gemeinsam mit Lorena van Kempen, Projektmanagerin für Betriebliches Gesundheitsmanagement der ias health & safety GmbH, und Norbert Girisch wurden in Workshops Maßnahmen gegen psychische Belastungen erarbeitet. „Hier wurde wirklich sehr ernsthaft mit hoher Beteiligung der Mitarbeitenden gearbeitet. Man merkt auch deutlich, wie sehr die Geschäftsführung hinter der Maßnahmenerarbeitung und -umsetzung über alle Hierarchieebenen hinweg steht. Es ist allen ein wirkliches Anliegen, die psychischen Belastungen der Mitarbeitenden zu reduzieren“, berichtet Norbert Girisch.

Bereichsleiter:innen, Personal und Mitarbeitende, alle zeigten ein hohes Maß an Bereitschaft, die Anregungen aufzunehmen und umzusetzen. Die Moderation und intensive Begleitung machten die Durchführung der GB Psych zum Erfolg: Die Vorschläge der Unter-AGs wurden durch ein Plenum priorisiert. Dabei ermittelten die Beteiligten drei relevante Themen, durch die sich die psychischen Belastungen – verursacht durch Arbeitsorganisation, Kommunikation, Infrastruktur und Kundenkontakt – reduzieren lassen. Das Ergebnis waren acht Top-Maßnahmen, wie etwa Räume zu schaffen für Begegnungen im Arbeitskontext oder die Einrichtung einer einheitlichen, aktuellen Ablage für das ganze Haus, auf die alle Zugriff haben. Andere Themen waren Tauschprogramme, die die Möglichkeit bieten, sich über einen längeren Zeitraum in einem anderen Bereich auszuprobieren, oder die Option zu Hospitation in anderen Abteilungen über einen kurzen Zeitraum.

Junge Menschen sitzen lachend in einem Teammeeting
Team, BGM, Meeting
Shutterstock / g-stockstudio

Erarbeitete Maßnahmen schrittweise umsetzen

Diese priorisierten Maßnahmen und Themen wurden anschließend der Steuerungsgruppe vorgestellt. Die Teilnehmenden legten fest, welche Person die Verantwortlichkeit für die jeweiligen Themen und die insgesamt etwa 50 Maßnahmen übernimmt, und setzten Termine, zu denen die Umsetzungen zu erfolgen hatten. Für das Jobcenter Dresden mit mehr als 600 Mitarbeitenden war es eine Herausforderung, die aufgrund der Anzahl der Beschäftigten bestehenden, vielfältigen psychischen Gefährdungs lagen zu ermitteln und anschließend passgenaue Maßnahmen zu definieren und umzusetzen.

„Aus unserer Sicht ist es gelungen, jederzeit die nächsten Schritte transparent an unsere Mitarbeitenden zu kommunizieren. So kam es zu einer hohen Beteiligung“, sagt Thomas Berndt, Geschäftsführer des Jobcenters Dresden. Er zeigt sich sehr zufrieden über die Fortschritte des Projektes. „Die ersten Maßnahmen konnten bereits umgesetzt werden“, so Berndt. Ein wichtiger Baustein des Erfolgs lag für ihn in der professionellen Koordinierung und Begleitung des Projektes durch die ias-Gruppe.

Auftrag der Unter-Arbeitsgruppen:

  • Auswahl von Themen aus den Ergebnissen für das gesamte Jobcenter
  • Maßnahmenkonkretisierung beziehungsweise -beschreibung und Bewertung der Maßnahmen
  • Festlegen von Schritten zur konkreten Umsetzung
  • Abgleich der UAGs untereinander nach den jeweiligen Arbeitsphasen, um Doppelungen zu vermeiden, Verständlichkeit der Maßnahmen zu prüfen
  • Schwierigkeit: Konkretisierung der Maßnahmen

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Dieses Spezial ist in dem ias-Kundenmagazin impulse erschienen, das Sie als ePaper abonnieren können.

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